Ratakan

Informations :

User Guide Receivables Management




1.    Buka window Receivable Management Setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Sales >> Receivable)



2.    Pada bagian Options, Anda dapat memberi tanda pada checkbox disamping pilihan yang akan Anda pilih.
3.    Pada bagian Password, Anda dapat menentukan password untuk kondisi-kondisi sebagai berikut : Exceed Credit Limit, Remove Customer Hold, Exceed maximum Writeoffs dan Waive Finance Charge.
4.    Pada field Apply By, Anda dapat memilih aturan untuk auto apply, apakah akan berdasarkan Document Date atau Due Date.
5.    Pilih tombol Option untuk membuka window Receivable Setup Option.



6.    Pada window ini, ketik pengkodean dan penomoran dokumen-dokumen pada module Receivable Management. Kemudian tentukan juga default pajak yang digunakan untuk Sales, Freight dan Miscellaneous.
7.    Tekan tombol OK, maka window akan kembali ke Receivables Management Setup Window.
8.    Tekan tombol OK.








1.    Buka window Customer Class Setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Sales >> Customer Class)



2.    Ketik kode Customer Class di field Class ID.
3.    Ketik deskripsi dari  kelas Customer tersebut pada field Description.
4.    Pada field Balance Type, pilih Open Item atau Balance Forward.
5.    Pada field Finance Charge, Minimum Payment, Credit Limit dan Write Off, pilih ketentuan sesuai dengan alternative yang disediakan oleh system.
6.    Jika Anda memilih untuk dapat melakukan revaluation terhadap Customer Class ini, maka beri tanda pada checkbox disamping field Revalue Customer, kemudian pilih Post Result To.
7.    Pada field Order Fulfillment Shortage Default, pilih metode fulfillment item untuk customer class.
8.    Pada field Trade Discount, ketik prosentase discount, sehingga system dapat otomatis menghitung trade discount untuk setiap Sales Order yang ditujukan kepada Customer-customer dalam Class Customer tersebut.
9.    Pada field Payment Term, pilih jangka waktu pembayaran dengan menggunakan tombol lookup.
10.  Pada field Salesperson ID, pilih nama salesperson dengan menggunakan tombol lookup.
11.  Pada field Territory ID, pilih kode territory dengan menggunakan tombol lookup.
12.  Pada field Shipping Method, pilih cara pengiriman barang dengan menggunakan tombol lookup.
13.  Pada field Tax Schedule ID, pilih jenis pajak yang dikenakan atas customer tersebut.
14.  Pada field Price Level, pilih level harga yang diberikan kepada Class Customer tsb. dengan menggunakan tombol lookup.
15.  Pada field Currency ID, pilih kode mata uang dengan menggunakan tombol lookup.
16.  Jika Anda memilih kode mata uang asing di field Currency ID, maka Anda harus memilih jenis rate yang digunakannya pada field Rate Type ID.
17.  Pada field Priority, pilih tingkat prioritas customer class dimana angka 1 merupakan prioritas tertinggi.
18.  Pilih History yang akan disimpan dalam system dengan memberi tanda pada checkbox pada pilihan di field Maintain History.Disarankan agar seluruh checkbox  dicentang (ü) agar anda masih bisa melihat histori transaksi yang pernah dibuat.
19.  Pilih tombol Accounts, untuk membuka window Customer Class Account Setup.




20.  Lengkapi Customer Account Setup dengan memilih account di masing-masing field dengan menggunakan lookup button.
21.  Pilih tombol OK untuk kembali ke window Customer Class Setup, kemudian pilih tombol Save untuk menyimpan data.






1.    Buka window Customer Maintenace
(Card >> Sales >> Customer)




2.    Pada field Customer ID, ketik kode Customer.
3.    Pada field Name, Short Name dan Statement Name, ketik nama perusahaan dari Customer tersebut.
4.    Pada field Class ID, pilih kelas customer dengan menggunakan tombol lookup.
5.    Pada field Priority, pilih tingkat prioritas customer, dimana semakin tinggi angka maka semakin tinggi tingkat prioritas.
6.    Pada field Address ID, ketik : PUSAT atau PABRIK atau CABANG.
7.    Pada field Contact, ketik nama contact person di alamat tsb.
8.    Pada field Address, City, State, Zip Code dan Country, ketik alamat.
9.    Pada field Phone 1, Phone 2, Phone 3 dan Fax, ketik nomor telepon.
10.  Pada field Shipping Method, pilih cara pengiriman barang dengan menggunakan tombol lookup.
11.  Pada field Tax Schedule ID, pilih jenis pajak yang dikenakan atas customer tersebut.
12.  Pada field Ship Complete Documents, beri tanda bila customer tidak memperbolehkan pengiriman partial.
13.  Pada field Ship To, Bill To, Statement To, pilih alamat customer untuk pengiriman, penagihan, dan pengiriman laporan piutang.
14.  Pada field Salesperson ID, pilih nama salesperson dengan menggunakan tombol lookup.
15.  Pada field Territory ID, pilih kode territory dengan menggunakan tombol lookup.
16.  Pada field Payment Terms, pilih jangka waktu pembayaran dengan menggunakan tombol lookup.
17.  Pada field Price Level, pilih level harga yang diberikan kepada Customer tersebut dengan menggunakan tombol lookup. Field ini akan digunakan di window Sales Transaction Entry (Transactions > Sales > Sales Transaction Entry).
18.  Pilih tombol Account untuk menampilkan window Customer Account Maintenance dan anda dapat meng-edit default account setting.



19.  Klik OK untuk menutup window Customer Account Maintenance dan kembali ke window Customer Maintenance.
20.  Tekan tombol Address untuk membuka window Customer Address Maintenance dan anda dapat menambahkan lebih dari address ID lain yang dimiliki oleh customer yang bersangkutan.




21.  Klik OK untuk menutup window Customer Address Maintenance dan kembali ke window Customer Maintenance.
22.  Pilih tombol Option untuk membuka window Customer Maintenance Option.




22.  Pada window ini, anda dapat men-setup: Balance Type, Finance Charge, Minimum Payment, Credit Limit, Maximum Writeoff.
23.  Maintain History. Disarankan agar anda mengecek  kembali apakah seluruh checkbox  dicentang (ü) agar anda masih bisa melihat histori transaksi yang pernah dibuat.
23.  Klik OK untuk menutup window Customer Maintenance Options dan kembali ke window Customer Maintenance.
24.  Pilih tomobol E-mail untuk membuka window Customer E-mail Options.



25.  Pada window ini anda dapat menentukan multiple attachment saat pengiriman per E-mail, maksimum ukuran file yang dapat dikirimkan dalam E-mail, default message ID untuk beberapa Form yang tersedia.

Fasilitas pengiriman E-mail ini hanya dapat digunakan apabila 4 point dibawah ini telah disetup :
  1. Microsoft Dynamics GP terhubung dengan Microsoft Exchange MAPI (Messaging Application Program Interface) server
  2. Window Company E-mail Setup (Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Company >> E-mail Settings)
  3. Window Message Setup (Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Company >> E-mail Message Setup)
  4. Window Document Attachment Setup (Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Company >> Document Attachment Setup)
26.  Klik OK untuk menutup window Customer E-mail Options dan kembali ke window Customer Maintenance.
27.  Sebelum menutup window Customer Maintenance, pilih tombol Save.






1.    Buka window Receivable Transaction Entry
(Transaction >> Sales >> Transaction Entry)




2.    Pada field Document Type, pilih : Sales / Invoice, Debit Memo, Finance Charges, Service / Repair, Warranty, Credit Memo, Returns.
3.    Pada field Number, nomor akan muncul otomatis sebagai default, sesuai dengan yang telah di-set di window Receivable Management Setup.
4.    Pada field Description, ketik keterangan transaksi.
5.    Pada field Batch ID, ketik Nomor transaksi, kemudian system akan menanyakan “ Do you want to add this batch?”, pilih tombol Add, kemudian window Receivable Batch Entry akan muncul.



6.    Ketik keterangan yang diperlukan di field Comment, kemudian pilih tombol Save dan kembali ke window Receivable Transaction Entry.
7.    Pada field Document Date, tanggal akan muncul secara otomatis sesuai dengan tanggal system. Anda masih dapat mengedit tanggal, dengan cara mengetikan tanggal pada field tersebut.
8.    Pada field Customer ID, pilih kode Customer dengan menggunakan tombol lookup.
9.    Setelah Anda memilih Customer ID, maka field : Address ID, Salesperson, Territory ID, Currency ID, Shipping Method dan Tax Schedule ID akan terisi datanya secara otomatis. Anda masih dapat meng-edit field-field tersebut.
10.  Pada field Currency ID, pilih kode mata uang yang akan digunakan.
11.  Ketik angka pada field Sales atau Debit Amount atau Finance Charge atau Warranty Amount atau Credit Amount, dan field Trade Discount, Freight, Miscellaneous dan Tax jika ada.
12.  Jika Anda juga akan mencatat uang muka, dapat diketik pada field : Cash, Check, atau Credit Card.
13.  Pilih tombol Distibutions untuk membuka window Sales Transaction Distribution Entry.



14.  Check atau edit account, input informasi singkat di Distribution Reference untuk transaksi tersebut.
15.  Klik OK untuk menutup window Sales Transaction Distribution Entry dan kembali ke window Receivables Transaction Entry.
16.  Pilih tombol Save untuk menyimpan data transaksi.





1.    Buka window Receivable Transaction Entry (Transactions >> Sales >> Transaction Entry).
2.    Pilih nomor transaksi yang akan dicetak.
3.    Pilih tombol Print, kemudian window Report Destination akan muncul.
4.    Beri tanda pada checkbox disamping pilihan Screen, kemudian pilih tombol OK.
5.    Jika Anda akan mencetak dokumen tersebut ke printer, pilih tombol Print.



1.    Buka window Receivable Transaction Entry (Transactions >> Sales >> Transaction Entry).
2.    Pilih nomor transaksi yang akan di-posting.
3.    Periksa data pada dokumen tersebut.
4.    Hapus Batch ID.
5.    Pilih tombol Post untuk post Receivable Transaction Entry.
6.    Tutup window Receivable Transaction Entry, kemudian window Report Destination akan muncul.
7.    Beri tanda pada checkbox disamping pilihan Screen, kemudian pilih tombol OK.
8.    Jika anda akan mencetak dokumen tersebut ke printer, pilih tombol Print.



1.    Buka window Receivable Transaction Entry (Transactions >> Sales >> Transaction Entry).
2.    Pilih nomor yang akan di-posting.
3.    Periksa data pada dokumen tersebut.
4.    Klik Expantion Button di Batch ID.
5.    Akan tampil window Receivables Batch Entry (Transactions >> Sales >> Receivables Batches)
6.    Tutup Window Receivables Trx Entry.
7.    Klik Post






H.   PELUNASAN PIUTANG
1.    Buka window Cash Receipt Entry
(Transactions >> Sales >> Cash Receipt)




2.    Pada field Receipt, nomor akan muncul otomatis sebagai default, sesuai dengan yang telah di-set di window Receivable Management Setup.
3.    Pada field Batch ID, ketik Nomor transaksi, kemudian system akan menanyakan “ Do you want to add this batch?”, pilih tombol Add, kemudian window Receivable Batch Entry akan muncul. Ketik keterangan yang diperlukan, kemudian pilih tombol Save dan kembali ke window Receivable Transaction Entry.
4.    Pada field Date, tanggal akan muncul secara otomatis sesuai dengan tanggal system. Anda masih dapat mengedit tanggal, dengan cara mengetikan tanggal pada field tersebut.
5.    Pada field Customer ID, pilih kode Customer dengan menggunakan tombol lookup.
6.    Pada field Currency ID, pilih kode mata uang dengan menggunakan tombol lookup.
7.    Kemudian beri tanda Check atau Cash atau Credit Card sesuai dengan jenis pembayaran yang diterima.
8.    Pada field Amount, ketik jumlah penerimaan.
9.    Pada field Comment, ketik keterangan penerimaan tsb.
10.  Pilih tombol Distribution untuk membuka window Cash Receipt Distribution Entry.




11.  Cek atau edit account , input informasi singkat di Distribution Reference untuk transaksi tersebut.
12.  Klik OK untuk menutup window Cash Receipts Distribution Entry dan kembali ke window Receivables Transaction Entry.
13.  Pilih tombol Apply untuk membuka window Apply Sales Documents.



14.  Dari window tersbut, pilih Invoice yang akan dibayar, kemudian beri tanda pada checkbox di samping nomor Invoice.
15.  Klik tombol OK untuk menutup window Apply Sales Documents dan kembali ke window Receivables Transaction Entry.
16.  Pilih tombol Save untuk menyimpan transaksi.





1.    Buka window Cash Receipt Entry (Transactions >> Sales >> Cash Receipts).
2.    Pilih nomor receipt yang akan dicetak.
3.    Pilih tombol Print, kemudian window Report Destination akan muncul.
4.    Beri tanda pada checkbox disamping pilihan Screen, kemudian pilih tombol OK.
5.    Jika anda akan mencetak dokumen tersebut ke printer, pilih tombol Print.




1.    Buka window Cash Receipt Entry (Transactions >> Sales >> Cash Receipts).
2.    Pilih nomor receipt yang akan di-posting.
3.    Periksa data pada dokumen tersebut.
4.    Hapus Batch ID.
5.    Pilih tombol Post untuk Cash Receipts Entry.
6.    Tutup window Cash Receipts Entry, kemudian window Report Destination akan muncul.
7.    Beri tanda pada checkbox disamping pilihan Screen, kemudian pilih tombol OK.
8.    Jika anda akan mencetak dokumen tersebut ke printer, pilih tombol Print.



1.    Buka window Cash Receipt Entry (Transactions >> Sales >> Cash Receipts).
2.    Pilih nomor receipt yang akan di-posting.
3.    Periksa data pada dokumen tersebut.
4.    Klik Expantion Button di Batch ID.
5.    Akan tampil window Receivables Batch Entry (Transactions >> Sales >> Receivables Batches)
6.    Tutup Window Cash Receipts Entry.
7.    Klik Post



1.    Buka window Apply Sales Documents (Transactions >> Sales >> Apply Sales Documents)
2.    Pada field Customer ID, pilih kode Customer dengan menggunakan tombol lookup.
3.    Pada field Document Type, pilih type dokumen.
4.    Pada field Document No., pilih nomor dokumen dengan menggunakan tombol lookup.
5.    Pada field Apply Date dan Posting Date, ketik tanggal apply & tanggal posting.
6.    Pilih Invoice yang akan di-apply ke dokumen tsb, kemudian beri tanda pada checkbox disamping nomor invoice tsb.
7.    Pilih tombol OK.



1.    Buka window Receivable Posted Transaction Maintenance (Transaction >> Sales >> Posted Transaction ).



2.    Pada field Customer ID, pilih kode Customer dengan menggunakan tombol lookup.
3.    Pada field Document Type, pilih type dokumen.
4.    Pada field Number, pilih nomor transaksi yang akan di-void dengan menggunakan tombol lookup.
5.    Pada field Void Date dan Posting Date, ketik tanggal void dan posting.
6.    Pilih tombol Void, kemudian tutup window Receivable Posted Transaction Maintenance.
7.    Report Destination window akan muncul, kemudian beri tanda pada checkbox disamping pilihan Screen, kemudian pilih tombol OK.
8.    Jika anda akan mencetak dokumen tersebut ke printer, pilih tombol Print.






Smartlist Receivables Transactions à pengecekan data transaksi yang telah diinput di Receivables Transaction Entry (status unposted & posted) dan Cash Receipts Entry (status posted).





1.    Receivables Transaction Inquiry – Customer (Inquiry >> Sales >> Transaction by Customer)
2.    Receivables Transaction Inquiry – Document (Inquiry >> Sales Transaction by Document)
3.    Customer Period Summary Inquiry (Inquiry >> Sales >> Period Summary)
4.    Customer Yearly Summary Inquiry (Inquiry >> Sales >> Yearly Summary)
5.    Customer Payment Summary Inquiry (Inquiry >> Sales >> Payment Summary)
6.    Customer Inquiry (Inquiry >> Sales >> Customer)



1.    Sales Setup Report (Report >> Sales >> Setup)
2.    Receivables Trial Balance Report (Report >> Sales >> Trial Balance)
3.    Sales Analysis Report (Report >> Sales >> Analysis)
4.    Sales Posting Journal (Report >> Sales >> Posting Journal)


end of documents



No comments