Ratakan

Informations :

User Guide Payables Management




1.    Buka window Vendor Class Setup.
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Purchasing >> Vendor Class)



2.    Pada field Class ID, ketik kode kelas vendor.
Jika checkbox Default di-tick, maka saat create vendor class baru semua informasi (kecuali field Class ID dan  Description) dari vendor class default secara otomatis akan menjadi informasi untuk vendor class baru, tetapi dapat diedit. 
3.    Pada field Description, ketik deskripsi dari vendor class tersebut.
4.    Pada field Currency ID, pilih kode mata uang dengan menggunakan tombol lookup .
5.    Jika pilih kode mata uang asing pada field Currency ID, maka pada field Rate ID Type harus dipilih jenis rate dengan menggunakan tombol lookup . 
6.    Pada field Payment Terms, pilih jangka waktu pembayaran.
7.    Pada field Minimum Payment, Maximum Invoice Amount, Credit Limit, dan Write Off, pilih ketentuan sesuai dengan alternative yang disediakan oleh system.
8.    Jika Anda ingin dapat melakukan revaluation terhadap vendor class ini, maka tick pada checkbox Revalue Vendor, kemudian pada field Post Result To pilih Payable/Discount Account atau Purchasing Offset Account.
9.    Pada field Trade Discount, ketik persentase discount, sehingga system dapat otomatis menghitung trade discount untuk setiap Purchase Order yang ditujukan ke vendor-vendor dalam Vendor Class tersebut.
10.  Pilih pajak pada field Tax Schedule.
11.  Pada field Shipping Method, pilih cara pengiriman barang dengan menggunakan tombol lookup .
12.  Pada field Checkbook ID, pilih buku bank untuk pembayaran ke vendor-vendor yang termasuk dalam vendor class tersebut.
13.  Pilih histories yang akan disimpan dalam system pada checkbox group Maintain History.
14.  Klik tombol Accounts, untuk membuka window Vendor Class Accounts Setup.



15.          Pada field Use Cash Account from, pilih cash account yg akan menjadi default account pada saat transaksi di mana vendor yang termasuk dalam vendor class yang bersangkutan. Pilih : from Checkbook atau Vendor.    
Jika pilih Checkbook, cash account akan di-assign sebagai default account di checkbook yang dapat dilihat di window Checkbook Maintenance. Jika pilih Vendor, isi account pada field Cash, cash account akan di-assign sebagai default account di Vendor Account Maintenance Window, untuk setiap vendor yang di-assign ke dalam vendor class yang bersangkutan.
16.          Pada field Account, definisikan account-account default yang akan di-assign ke dalam vendor class.
17.          Klik OK untuk menutup window Vendor Class Accounts Setup dan kembali ke window Vendor Class Setup.
18.          Sebelum menutup window Vendor Class Setup, pilih tombol Save

 





1.    Buka window Vendor Maintenance.
(Cards >> Purchasing >> Vendor)




2.            Ketik kode Vendor di field Vendor ID.
3.            Ketik nama Vendor pada field Name, Short Name dan Check Name.
4.            Pilih Class ID dengan menggunakan tombol lookup .
5.            Ketik PUSAT / PRIMARY  pada field Address ID.
6.            Ketik nama contact person pada field Contact.
7.            Ketik alamat kirim di field Address, City, State, ZIP Code, dan Country.
8.            Pilih cara pengiriman barang pada field Shipping Method.
9.            Pilih pajak pada field Tax Schedule.
10.          Pilih tombol Option untuk membuka window Vendor Maintenance Option.



11.  Pada window ini, anda dapat men-setup: Currency ID, Rate Type ID, Payment Term, Checkbook ID, Minimum Payment, Maximum Invoice Amount, Credit Limit, Write Off. Pastikan semua checkbox  Maintain History diberi tanda centang (ü) agar anda dapat melihat history transaksi yang pernah dibuat.
12.  Klik OK untuk menutup window Vendor Maintenance Options dan kembali ke window Vendor Maintenance.
13.  Bila satu vendor mempunyai lebih dari satu address, maka address ke-2 dan seterusnya dapat diinput melalui tombol Address dan akan tampil window Vendor Address Maintenance.




14.          Ketik identitas alamat pada field Address ID.
15.          Lengkapi field Address, City, ZIP Code, Country, Phone 1, Phone 2, Phone 3, dan Fax.
16.          Pilih tombol Accounts untuk membuka window Vendor Account Maintenance.



17.  Pastikan COA Accounts Payable dan Accrued Purchases sudah disetting sebagai default COA yang akan digunakan pada saat transaksi.
18.  Klik OK untuk menutup window Vendor Account Maintenance dan kembali ke window Vendor Maintenance.
19.  Piilih tombol Email untuk membuka window Vendor E-mail Options.



20.  Pada window ini anda dapat menentukan multiple attachment saat pengiriman per E-mail, maksimum ukuran file yang dapat dikirimkan dalam E-mail, default message ID untuk Purchase Order dan/atau Vendor Remittance.

Fasilitas pengiriman E-mail ini hanya dapat digunakan apabila 4 point dibawah ini telah disetup:
a.    Microsoft Dynamics GP terhubung dengan Microsoft Exchange MAPI (Messaging Application Program Interface) server
b.    Window Company E-mail Setup (Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Company >> E-mail Settings)
c.    Window Message Setup (Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Company >> E-mail Message Setup)
d.    Window Document Attachment Setup (Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Company >> Document Attachment Setup)
21.  Klik OK untuk menutup window Vendor E-mail Options dan kembali ke window Vendor Maintenance.
22.  Sebelum menutup window Vendor Maintenance, pilih tombol Save.








1.    Buka window  Payables Transaction Entry
            (Transactions >> Purchasing >> Payables Transaction Entry)



2.    Pada field Voucher No., nomor akan muncul otomatis sebagai default, sesuai dengan yang telah di-set di window Payables Management Setup Option.
3.    Pilih Invoice sebagai Document Type, dan ketik keterangan pada field Description.
4.    Masukkan Batch ID.
-       Anda dapat memilih Batch ID yang sudah tersedia dengan menggunakan tombol lookup  yang terletak di samping field Batch ID atau ketik Batch ID baru.
-       Jika merupakan batch ID baru, maka akan muncul window yang menanyakan: “Do you want to add this batch?”
-       Klik tombol Add untuk menambahkan batch baru.
-       Payables Batch Entry window akan muncul, kemudian ketik keterangan pada field Comment.


     

-       Isi Checkbook ID sebagai informasi kode checkbookyang akan digunakan untuk pembayaran dan tidak akan mempengaruhi saldo checkbook tersebut. Aktualisasi pembayaran harus dilakan melalui window Payables Manual Payment Entry.
-       Pilih tombol Save untuk menyimpan informasi tentang batch baru yang Anda buat. Kemudian tutup window Batch Entry, dan kembali ke window Payables Transaction Entry.

5.    Isi Doc. Date dengan tanggal transaksi.
6.    Pilih Vendor ID dengan menggunakan tombol lookup .
7.    Pilih Currency ID dengan menggunakan tombol lookup .
8.    Isi Document Number dengan nomor dokumen asli dari Vendor.
9.    Pada field Purchases, ketik jumlah tagiahan Vendor.
10.  Jika ada pembayaran uang muka, masukkan informasinya pada field : Cash, Check atau Credit Card. Pilih tombol expansion  untuk memasukkan informasi lain-lain di window Payables Cash Entry, atau window Payables Check Entry, atau window Payables Credit Card Entry.
11.  Pilih tombol Distributions  untuk membuka window Payables Transaction Entry Distribution.



-       Dari window ini anda dapat melakukan verifikasi lagi, apakah account yang muncul tersebut sudah benar.
-       Jika akan melakukan perubahan account, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :
a.    Letakkan cursor pada account yang akan anda ganti.
b.    Gunakan tombol lookup  untuk membuka Account window. Dari sini anda dapat memilih account yang akan anda gunakan.
-       Klik tombol show detail  untuk memunculkan field Description dan Distribution Reference.
-       Masukkan keterangan transaksi pada field Distribution Reference.
-       Kemudian klik tombol OK  untuk kembali ke window Payables Transaction Entry.

12.  Pilih tombol Save untuk menyimpan transaksi dalam batch.






1.        Buka Window Payables Manual Payment Entry
(Transactions >> Purchasing >> Manual  Payments)



2.        Pada field Payment Number, gunakan default nomor yang disediakan oleh system.
3.        Pada field Date, ketik tanggal pembayaran.
4.        Pada field Type Tax, pilih Advance untuk Uang Muka Pembayaran dan Non Advance untuk pembayaran biasa.
5.        Pada field Batch ID, ketik kode batch untuk menyimpan transaksi.
      -     System akan menanyakan “Do you want to add this batch?”, kemudian  pilih tombol Add.



      -     Ketik keterangan batch pada field Comment.
      -     Pilih tombol Save, tutup window dan kembali ke window Payables Manual Payment Entry.
6.        Pada field Vendor ID, pilih vendor dengan menggunakan tombol lookup .
7.        Pada field Currency ID, pilih kode mata uang yang digunakan dengan menggunakan tombol lookup .
8.        Pada field Payment Method, pilih metode pembayaran yang akan digunakan : Check / Cash / Credit Card /  EFT. Jika pembayaran dengan Credit Card maka pilih credit card dengan menggunakan tombol lookup. Disarankan agar payment method yang digunakan adalah Check agar monitoring penomoran transaksi berurutan sesuai Next Check Number di Checkbook Maintenance.
9.        Pada field Checkbook ID, pilih rekening checkbook yang digunakan untuk mencatat pembayaran.
10.     Pada field Document No., jika :
a.    Payment Method = Check, otomatis terisi dengan Next Check Number yang telah disetting di Checkbook Maintenance.
b.    Payment Method =
11.     Pada field Amount, ketik jumlah pembayaran.
12.     Pada field Comment, ketik keterangan pembayaran (contoh: No. Invoice).
13.     Pilih tombol Distribution untuk membuka window Payables Transaction Entry Distribution.



-       Cek distribusi account apakah sudah benar.
-       Jika ada perubahan account, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :
    1. Letakkan cursor pada account yang akan diubah.
    2. Pada field Account, pilih account baru yang akan digunakan dengan menggunakan tombol lookup.
-       Klik tombol Show  atau Hide  untuk menampilkan atau menghilangkan informasi Description,  Distribution Reference, Originating Debit, dan Originating Credit.
-       Ketik keterangan transaksi pada field Distribution Reference.
-       Klik tombol OK untuk kembali ke window Payables Manual Payment Entry.

14.     Pilih tombol Save untuk menyimpan transaksi.








E.    POSTING  MANUAL PAYMENTS BY TRANSACTION
1.    Buka window Payables Manual Payment Entry (Transactions >> Purchasing >> Manual Payments)
2.    Pada field Payment Number, pilih nomor pembayaran yang akan di-posting.
3.    Periksa data yang ada di window tersebut, dan periksa kelengkapan document.
4.    Jika data sudah benar, maka dapat dilakukan posting.
-       Hapus Batch ID.
-       Pilih tombol Posting.
-       Tutup window Payables Manual Payment Entry.
-       Window Report Destination akan muncul, kemudian pilih Screen.
-       Report Payment Entry Posting Journal akan muncul di screen, kemudian pilih tombol Print.
-       Tutup window Report Payment Entry Posting Journal untuk mulai mencetak.




F.    POSTING  MANUAL PAYMENTS BY BATCH
1.    Buka window Payables Manual Payment Entry (Transactions >> Purchasing >> Manual Payments)
2.    Pada field Payment Number, pilih nomor pembayaran yang akan di-posting.
3.    Periksa data yang ada di window tersebut, dan periksa kelengkapan document.
4.    Jika data sudah benar, maka dapat dilakukan posting.
-       Klik Expansion Button pada Batch ID (tampil window Payables Batch Entry)
      (Dapat juga dengan Trx > Purchasing > Batches).
-       Tutup Window Payables Manual Payment Entry
-       Klik Post



Setelah transaksi di-posting maka harus lakukan proses apply payment terhadap invoice yang berkaitan.
1.    Buka window Apply Payables Document 
(Transactions >> Purchasing >> Payable Documents)



2.    Pilih Vendor ID dengan menggunakan tombol lookup .
3.    Pilih Document Type (contoh : Payment) dengan menggunakan tombol lookup.
4.    Pilih Document No. dengan menggunakan tombol lookup.
5.    Pada field Apply Date, ketik tanggal documen tersebut. Klik pada checkbox  di samping invoice yang sesuai.
6.    Ketik Apply Amount jika akan melakukan partial apply.
7.    Klik tombol OK.




1.    Buka window  Void Open Payables Transactions
(Transactions >> Purchasing >> Void Open Transactions)



2.    Pilih Vendor ID dengan menggunakan tombol lookup .
3.    Pilih dokumen yang akan di-void dengan memberi tanda pada check box  yang berada di samping masing-masing document.
4.    Pilih tombol Void.
5.    Window Report Destination akan muncul, kemudian pilih Screen.
6.    Report Void Open Posting Journal akan muncul di screen, kemudian pilih tombol Print.
7.    Tutup window Report Void Open Posting Journal untuk mulai mencetak.








1.    Buka window Void Historical Payables Transactions
(Transactions >> Purchasing >> Void Historical Transactions)



2.    Pada field Documents :
-       Pilih All jika Anda ingin menampilkan semua dokumen pada scrolling window.
-       Isi field From dan To dengan menggunakan tombol lookup  untuk membuat batasan (range) dokumen  yang akan ditampilkan.
3.    Dengan menggunakan drop down list pada field Doc Type, pilih tipe dokumen yang akan ditampilkan : All, Return, Credit Memo, atau Payment.
4.    Beri tanda pada check box  yang ada di samping transaksi yang ingin di-void dan pilih tombol Void.
5.    Window Report Destination akan muncul, kemudian pilih Screen.
6.    Report Void Hist. Posting Journal akan muncul di screen, kemudian pilih tombol Print.
7.    Tutup window Report Void Hist. Posting Journal untuk mulai mencetak.







1.    Buka window  Payables Transaction Entry
(Transactions >> Purchasing >> Payables Transaction Entry)



2.    Pada field Voucher No., nomor akan muncul otomatis sebagai default, sesuai dengan yang telah di-set di window Payables Management Setup Option.
3.    Pilih Credit Memo sebagai Document Type, dan ketik keterangan pada field Description.
4.    Masukkan Batch ID.
-       Anda dapat memilih Batch ID yang sudah tersedia dengan menggunakan tombol lookup  yang terletak di samping field Batch ID atau ketik Batch ID baru.
-       Jika merupakan batch ID baru, maka akan muncul window yang menanyakan: “Do you want to add this batch?”
-       Klik tombol Add untuk menambahkan batch baru.
-       Batch Entry window akan muncul, kemudian ketik keterangan pada field Comment.
-       Pilih tombol Save untuk menyimpan informasi tentang batch baru yang Anda buat. Kemudian tutup window Batch Entry, dan kembali ke window Payables Transaction Entry.

5.    Isi Doc. Date dengan tanggal transaksi.
6.    Pilih Vendor ID dengan menggunakan tombol lookup .
7.    Pilih Currency ID dengan menggunakan tombol lookup .
8.    Isi Document Number dengan nomor dokumen asli dari Vendor.
9.    Pada field Credit Memos, ketik jumlah debit memo untuk Vendor.
10.  Jika ada pembayaran uang muka, masukkan informasinya pada field : Cash, Check atau Credit Card. Pilih tombol expansion  untuk memasukkan informasi lain-lain di window Payables Cash Entry, atau window Payables Check Entry, atau window Payables Credit Card Entry.

11.  Pilih tombol Distributions untuk membuka window Payables Transaction Entry Distribution.



-       Dari window ini anda dapat melakukan verifikasi lagi, apakah account yang muncul tersebut sudah benar.
-       Jika akan melakukan perubahan account, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :
a.    Letakkan cursor pada account yang akan anda ganti.
b.    Gunakan tombol lookup  untuk membuka Account window. Dari sini anda dapat memilih account yang akan anda gunakan.
-       Klik tombol show detail   untuk memunculkan field Description dan Distribution Reference.
-       Masukkan keterangan transaksi pada field Distribution Reference.
-       Kemudian klik  tombol OK untuk kembali ke window Payables Transaction Entry.

12.  Pilih Tombol Save untuk menyimpan transaksi dalam batch.





1.    Buka window Payables Transaction Entry (Transactions >> Purchasing >> Payables Transaction Entry) 



2.    Pada field Voucher No., nomor akan muncul otomatis sebagai default, sesuai dengan yang telah di-set di window Payables Management Setup Option.
3.    Pilih Misc Charge sebagai Document Type, dan ketik keterangan pada field Description.
4.    Masukkan Batch ID.
-       Anda dapat memilih Batch ID yang sudah tersedia dengan menggunakan tombol lookup  yang terletak di samping field Batch ID atau ketik Batch ID baru.
-       Jika merupakan batch ID baru, maka akan muncul window yang menanyakan: “Do you want to add this batch?”
-       Klik tombol Add untuk menambahkan batch baru.
-       Batch Entry window akan muncul, kemudian ketik keterangan pada field Comment.
-       Pilih tombol Save untuk menyimpan informasi tentang batch baru yang anda buat. Kemudian tutup window  Batch Entry, dan kembali ke window Payables Transaction Entry.

5.    Isi Document Date dengan tanggal transaksi.
6.    Pilih Vendor ID dengan menggunakan tombol lookup.
7.    Pilih Currency ID dengan menggunakan tombol lookup .
8.    Isi Document Number dengan nomor dokumen asli dari Vendor.
9.    Pada field Purchases, ketik jumlah adjustment.
10.  Jika ada pembayaran uang muka, masukkan informasinya pada field : Cash, Check atau Credit Card. Pilih tombol expansion  untuk memasukkan informasi lain-lain di window Payables Cash Entry, atau window Payables Check Entry, atau window Payables Credit Card Entry.
11.  Pilih tombol Distribution untuk membuka window Payables Transaction Entry Distribution.



-       Dari window ini Anda dapat melakukan verifikasi lagi, apakah account yang muncul tersebut sudah benar.
-       Jika akan melakukan perubahan account, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :
a.   Letakkan cursor pada account yang akan anda ganti.
    1. Gunakan tombol lookup  untuk membuka window Account. Dari sini Anda dapat memilih account yang akan anda gunakan.
-       Klik tombol show detail   untuk memunculkan field Description dan Distribution Reference.
-       Masukkan keterangan transaksi pada field Distribution Reference.
-        Kemudian klik  tombol OK untuk kembali ke window Payables Transaction Entry.
12.  Pilih tombol Save untuk menyimpan transaksi dalam batch.




L.    SMARTLIST (PENGECEKAN TRANSAKSI SECARA CEPAT)
        (Microsoft Dynamics GP > Smartlist)



Smartlist Payables Transactions à pengecekan data transaksi yang telah diinput di Payables Transaction Entry dan Payables Manual Payment Entry






1.    Payables Transaction Inquiry - Vendor
(Inquiry >> Purchasing >> Transaction by Vendor)
2.    Payables Transaction Inquiry - Vendor
(Inquiry >> Purchasing >> Transaction by Document)
3.    Vendor Credit Summary Inquiry
(Inquiry >> Purchasing >> Vendor Credit)
4.    Vendor Yearly Summary Inquiry
(Inquiry >> Purchasing >> Vendor Yearly)
5.    Vendor Period Summary Inquiry
(Inquiry >> Purchasing >> Vendor Period)
6.    Vendor Inquiry
(Inquiry >> Purchasing >> Vendor)
7.    Payables Summary Inquiry
(Inquiry >> Purchasing >> Payables Summary)



1.    Purchasing Setup Reports
(Report >> Purchasing >> Setup/Lists)
2.    Payables Trial Balance Reports
(Report >> Purchasing >> Trial Balance) 
3.    Purchasing Analysis Reports
(Report >> Purchasing >> Analysis)
4.    Purchasing Posting Journals 
(Report >> Purchasing >> Posting Journal)

 



end of documents



No comments