Ratakan

Informations :

User Guide Fixed Asset Management



A.     FIXED ASSET CALENDAR SETUP

Setting ini bertujuan untuk membuat calendar modul Fixed Asset dan akan berguna dalam konsep perhitungan depresiasi Fixed Asset.

Buka window Fixed Asset Calendar Setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Fixed Asset >> Calendar)



a.    Pada field Calendar ID, isilah dengan kode calendar Fixed Asset yang diinginkan.
b.    Pada field Description, isi dengan deskripsi calendar fixed asset yang dibuat.
c.    Beri tanda centang (ü) pada checkbox Build Calendar. Anda dapat memilih 3 opsi yaitu :
·         Fiscal Period Setup à Periode kalendar modul Fixed Asset akan dibuat berdasarkan window Fiscal Period Setup
·         Calendar Year à Periode calendar modul Fixed Asset akan dibuat berdasarkan kalender tahunan (12 bulan)
·         Existing Calendar Setup à Periode calendar modul Fixed Asset akan dibuat untuk tahun calendar yang belum dibuat
d.    Pada field Years, tentukan tahun yang akan dibuatkan calendarnya. Default Years 1901 to 2199. Disarankan untuk field ini Anda menerima default saja.
e.    Klik tombol Build Calendar dan akan tampil window message :



f.     Klik tombol OK. Tunggu sampai progress bar selesai dijalankan.


g.    Setelah proses selesai dilakukan maka tampilan window akan berubah.




h.    Pilih tombol Quarters sehingga window Quarter Setup akan tampil.



i.      Pada field 1st Quarter tentukan Start Date, End Date dan Mid Date. Lakukan hal yang sama untuk 2nd Quarter, 3rd Quarter dan 4th Quarter.
j.      Pilih tombol Build Quarters dan akan tampil window message :



k.    Pilih tombol Build.
l.      Tutup window Quarter Setup dan Anda kembali ke window Fixed Assets Calendar Setup.
m.   Pilih tombol Verify dan akan tampil window message :



n.    Klik tombol OK. Tunggu sampai progress bar selesai dijalankan dan report FA Verify Fiscal Calendar tampil.
o.    Pilih tombol Save  untuk menyimpan perubahan yang Anda lakukan.




Setting ini bertujuan untuk membuat default account number untuk masing-masing asset.  Biasanya dibuat berdasarkan pengelompokkan asset yang ada di Laporan Keuangan.
1.    Buka window Account Group Setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools  >> Setup >> Fixed Asset >> Account Group)



2.    Pada field Account Group ID, ketik kode untuk Account Group Asset.
3.    Pada field Description, ketik description dari account group tersebut.
4.    Pada field Account Number, pilih account number melalui tombol lookup untuk masing-masing field.
·         Depreciation Expense => account untuk mencatat biaya depresiasi asset.
·         Depreciation Reserve => account untuk mencatat akumulasi depresiasi asset.
·         Prior Year Depreciation => account untuk mencatat biaya depresiasi asset ketika mengubah metode penyusutan asset.
·         Asset Cost => account untuk mencatat asset.
·         Proceeds => account untuk mencatat income ketika menjual asset.
·         Recognized G/L => account untuk mencatat gain/loss ketika asset di retired.
·         Non Recognized G/L => account untuk mencatat gain/loss ketika asset di retired, khusus untuk pertukaran asset (tipe retirement : involuntary conversion dan like-kind exchange).
·         Clearing => account yang menjadi perantara integrasi antara modul Fixed Asset dengan modul PM atau POP.
5.    Klik tombol SAVE untuk menyimpan data, CLEAR untuk membatalkan, dan DELETE untuk menghapus data.





Setting ini bertujuan untuk membuat buku pencatatan, sesuai dengan kepentingan pelaporan, misalkan ada pelaporan Fixed Asset untuk internal dan ada juga untuk pajak, maka dibuat dua buku.
1.    Buka window Book Setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools  >> Setup >> Fixed Asset >> Book)



2.    Pada field Book ID, ketik kode pembukuan Fixed Asset.
3.    Pada field Description, ketik deskripsi dari Book ID tersebut.
4.    Pada field Calendar ID, pilih kode calendar Fixed Asset.
5.    Pada field Current Fiscal Year, system sudah memunculkan default untuk tahun secara otomatis. 
6.    Pada field Depreciation Period, ada dua pilihan:
·         Periodic => bila Anda ingin melakukan penyusutan dengan asumsi semua bulan = 30 hari.
·         Daily => bila Anda ingin melakukan penyusutan dengan actual hari yang ada untuk setiap bulan, misalkan Februari 28 hari, Maret 31 hari, dsb.
7.    Beri tanda centang (ü) pada checkbox  Auto Add Book Info, bila Anda ingin setiap kali ada penambahan asset, asset tersebut  secara otomatis ditambahkan oleh system pada Book ID ini. Disarankan agar Anda memberi centang field ini.
8.    Klik tombol SAVE untuk menyimpan data, CLEAR untuk membatalkan, dan DELETE untuk menghapus data.





Setting ini bertujuan untuk membuat pengelompokkan asset dan mengkombinasikan dengan account group.  Biasanya class dibuat berdasarkan metode depreciation dan umur manfaat asset.
Contoh :
Anda memiliki bangunan dengan masa manfaat 10 tahun dan 20 tahun.
Maka, Class ID yang harus Anda buat adalah : BANGUNAN10Y dan BANGUNAN20Y.

1.    Buka window Class Setup (Microsoft Dynamics GP >> Tools  >> Setup >> Fixed Asset >> Class).



2.    Pada field Class ID, ketik kode class.
3.    Pada field Description, ketik description dari Class ID tersebut.
4.    Pada field Account Group ID, pilih account group dengan menggunakan tombol lookup.
5.    Pada field Insurance Class ID, pilih insurance class (bila ada) dengan menggunakan tombol lookup.
6.    Klik tombol SAVE untuk menyimpan data, CLEAR untuk membatalkan, dan DELETE untuk menghapus data.




Setting ini bertujuan untuk mengkombinasikan antara Book dengan Class, dan juga menentukan metode depresiasi untuk setiap Book & Class.
1.    Buka window Book Class Setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools  >> Setup >> Fixed Asset >> Book Class)



2.    Pada field Book ID, pilih book dengan  menggunakan lookup button.
3.    Pada field Class ID, pilih class dengan  menggunakan lookup button.
4.    Pada field Depreciation Method, pilih metode depresiasi dengan menggunakan drop down list ( ).
5.    Pada field Averaging Convetion, pilih rules untuk patokan perhitungan depresiasi dengan menggunakan drop down list.
6.    Pada field Switchover, pilih metode switch over dengan menggunakan dropdown list.
7.    Pada field Orig Life Years, Days, ketik umur dari fixed Asset Anda.
8.    Pada field  Special Depr Allowance, pilih metode depr. Allowance dengan menggunakan drop down list ( ).
9.    Pada field Salvage Percentage, ketik persentase nilai buku, centang box salvage estimate jika Fixed Asset Anda mempunyai nilai sisa setelah didpresiasikan.
10.  Pada field Luxury Auto, pilih yes jika fixed asset Anda merupakan barang mewah, pilih no jika sebaliknya.
11.  Pada field TEFRA Option, pilih tefra option jika asset diperoleh sekitar tahun 1986, dan ingin disusutkan sesuai dengan peraturan pajak pada tahun tersebut.






Setting ini bertujuan untuk menentukan tampilan field user, book mana yang akan diinterface dengan GL, setting default account, dan setting link dengan module purchasing.
1.    Buka window Fixed Asset Company Setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Fixed Asset >> Company)




2.    Pada field Corporate Book, pilih book id yang akan menjadi corporate book Anda dengan menggunakan lookup button.
3.    Pada bagian Auto Generate Next Asset ID, jika Anda memberi tanda centang (ü) pada checkbox ini maka saat pendaftaran Asset ID baru, otomatis system akan membuatkan running number asset sesuai dengan format Next Asset ID yang telah ditentukan.
4.    Pada bagian Options, ada beberapa opsi yang dapat Anda pilih :
a.    Beri tanda centang (ü) pada Require Account jika Anda ingin membuat default account untuk setiap asset. Klik pada default account expansion button untuk membuka window default account. Tidak boleh ada account yang dikosongkan.
b.    Beri tanda centang (ü) pada Auto Add Book info jika Anda ingin membuat book secara otomatis setiap kali input fixed asset di asset general information window.
c.    Beri tanda centang (ü) pada User Data Auto Format jika Anda ingin mensetting user define default. Klik pada user fields expansion button untuk mengisi expand user fields window.
d.    Beri tanda centang (ü) pada Default Asset Label from Asset ID jika Anda ingin Asset Label di Asset General Information dibuat secara otomatis dari Asset ID.
e.    Beri tanda centang (ü) pada Validate Custodian jika Anda ingin GP verifikasi custodian harus terdaftar sebagai karyawan yang aktif.
f.     Beri tanda centang (ü) pada Reset History in Detail jika Anda ingin GP melakukan offset per transaksi yang terjadi pada saat closing year Fixed Asset.
g.    Beri tanda centang (ü) pada Post In Detail jika Anda ingin GP membuat GL per transaksi Fixed Asset yang terjadi.
5.    Pada bagian Purchasing Options, ada beberapa opsi yang dapat Anda pilih :
a.    Beri tanda centang (ü) pada Post PM through to FA bila Anda ingin module FA terintegrasi dengan Payable Manegement. Dimana informasi asset yang diinput di Payables Management dapat ditransfer ke Fixed Asset Management.
b.    Beri tanda centang (ü) pada Post POP through to FA, bila Anda ingin module FA terintegrasi dengan module Purchase Order Processing dimana informasi asset yang diinput di module Purchase Order Processing dapat ditransfer ke Fixed Asset Management.
·         Pilih by account, apabila Anda menginginkan informasi asset yang dapat dibaca oleh modul Fixed Asset berdasarkan account.
·         Pilih receipt line, apabila Anda menginginkan informasi asset yang dapat dibaca oleh modul Fixed Asset berdasarkan line inventory dimana checkbox Capital Item dicentang.
c.    Beri tanda centang (ü) pada Delete Purchasing Transactions Immediately bila Anda ingin transaksi yang berasal dari modul Purchasing dihapus setelah transaksi digunakan.

6.    Pilih tombol Accounts dan window Default Accounts akan tampil :



a.    Pada field Account Group ID, pilih kode account group yang akan dijadikan default.
b.    Pada field Accounts yang tersedia, pilihlah kode account yang terkait :
·         Depr. Expense à COA Beban Depresiasi
·         Depr. Reserve à COA Akumulasi Depresiasi
·         Prior Year Depr. à COA Beban Depresiasi
·         Asset Cost à COA Asset
·         Proceeds à COA Ayat Silang Kas/Bank jika saat transaksi Retire Fixed Asset memperoleh uang.
·         Rec. Gain/Loss à COA Laba/Rugi Penjualan Fixed Assets
·         Non Rec. Gain/Loss à COA Laba/Rugi Penjualan Fixed Assets
·         Clearing à COA FA Clearing
c.    Klik OK.

7.    Pilih tombol User Defined (optional) untuk mengisi tambahan informasi yang dapat diinput per Asset ID



8.    Klik tombol OK dan Anda akan kembali ke window Fixed Assets Company Setup.
9.    Klik tombol OK.





Setting ini bertujuan untuk mengelompokkan insurance sesuai dengan kelompok asset dan hanya bersifat informasi.
1.    Buka window Insurance setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Fixed Asset >> Insurance)



2.    Pada field Insurance Class ID, ketik kode insurance.
3.    Pada field Description, ketik keterangan dari kode insurance yang diinginkan.
4.    Pada field Inflation Rate, ketik jumlah persentase dari inflation rate insurance.
5.    Pada field Depreciation Rate, ketik jumlah persentasi dari depreciation rate insurance.





Setting ini bertujuan untuk membuat lokasi dari fixed asset.
1.  Buka window location setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Fixed Asset >> Location).



2.   Pada field Location ID, ketik kode lokasi
3.  Pada field State Abbreviation, ketik singkatan dari lokasi daerah.
4.  Pada field State Code, ketik kode lokasi daerah.
5. Pada field State Description, ketik keterangan dari lokasi daerah.
6.  Pada field County Code, ketik kode county.
7.  Pada field County Description, ketik  keterangan dari county.
8.  Pada field City Code, ketik kode City
9.  Pada field City Description, ketik keterangan dari City.





Setting ini bertujuan untuk membuat lokasi fisik dari asset.
1.    Buka window physical location setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Fixed Asset >> Physical Location)



2.  Pada field Physical location ID, ketik kode lokasi fisik dari asset.
3.  Pada field Description, ketik keterangan dari lokasi fisik.
4.  Pada field Location ID, pilih location id dengan menggunakan lookup button.
5.  Pada field Last Inventory Date, menampilkan tanggal terakhir physical location ID diupdate.







Setting ini bertujuan untuk menentukan account yang menjadi perantara untuk integrasi modul Fixed Asset dengan modul PM atau POP.  Biasanya account yang digunakan di sini sama dengan account yang menjadi clearing pada masing-masing class.
1.    Buka window Structure Setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Fixed Asset >> Purchasing Posting Accounts)



2.    Pada field Lookup Options, pilih Assigned untuk melihat data COA yang pernah di entry di window ini, atau pilih All untuk melihat semua daftar COA yang ada di system.
3.    Pada field Account Number, pilih account dengan menggunakan tombol lookup.
4.    Pada field Class ID, pilih class yang menggunakan account ini dengan menggunakan tombol lookup jika Account Number tersebut ditentukan untuk Class ID tertentu.
5.    Tekan tombol Save.





Setting ini bertujuan untuk mengelompokkan asset per departemen atau bagian, biasanya diambil dari susunan COA.
1.    Buka window Structure Setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Fixed Asset >> Structure Setup)



2.    Pada field Structure ID,  ketik kode structure.
3.    Pada field Description, ketik keterangan dari structure.






Setting ini bertujuan untuk membuat kode sebagai informasi ketika Anda ingin melakukan disposal asset.
1.     Buka window Retirement Setup
(Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Setup >> Fixed Asset >> Retirement Setup)



2.  Pada field Retirement Code, ketik kode retirement.
3.  Pada field Description, ketik keterangan mengenai kode retirement. 





1.    Buka window Asset General Information
(Cards >> Fixed Assets >> General)



2.    Pada field Asset ID, ketik kode Asset.
3.    Pada field Suffix (berada di samping field Asset ID) akan muncul default dari system, tidak perlu diubah.
4.    Pada field Description, ketik deskripsi dari Asset ID.
5.    Pada field Extended Description, ketik deskripsi tambahan dari Asset ID.
6.    Pada field Short Name, ketik deskripsi singkat dari Asset ID.
7.    Pada field Master Asset ID, pilih dengan menggunakan tombol lookup atau ketik kode yang merupakan kepala atau group untuk Asset ID.
8.    Pada field Class ID, pilih class asset dengan menggunakan tombol lookup.
9.    Pada field Type, pilih jenis tipe asset dengan menggunakan drop down list.
10.  Pada field Property Type, pilih jenis tipe kepemilikan asset dengan menggunakan drop down list.
11.  Pada field Account Group ID, muncul account group secara otomatis sesuai dengan setting class, tetapi Anda dapat mengganti account group dengan menggunakan tombol lookup.
12.  Pada field Acquisition Date, ketik tanggal asset diperoleh.
13.  Pada field Currency ID, pilih currency dengan menggunakan tombol lookup.
14.  Pada field Acquisition Cost, ketik harga peroleh asset.
15.  Pada field Physical Loc ID, pilih lokasi fisik asset.
16.  Pada field Asset Label, ketik nama label untuk asset.
17.  Pada field Structure ID, pilih structure ID untuk asset dengan menggunakan tombol lookup.
18.  Pada field Custodian, pilih penanggung jawab untuk asset dengan menggunakan tombol lookup.
19.  Pada field Manufacturer Name, ketik nama manufactured asset.  Anda juga dapat mengisi informasi Serial Number, Model Number dan Warranty Date dengan menggunakan tombol expansion.
20.  Pada field Location ID, pilih lokasi asset dengan menggunakan tombol lookup.
21.  Pada field Quantity, akan muncul secara default oleh system.  Disarankan menerima default tersebut.
22.  Pada field Last Maintenance, ketik tanggal terakhir maintenance untuk asset.
23.  Pada field Date Added, ketik tanggal asset ditambahkan di system.
24.  Tekan tombol Save.





1.    Buka window Asset Account
(Cards >> Fixed Assets >> Account)



2.    Pada field Asset ID, pilih Asset dengan menggunakan tombol lookup.
3.    Pada field-field  Accounts yang tersedia, akan tampil account sesuai dengan Account Group ID yang Anda pilih di window Asset General Information.  Tetapi Anda dapat mengubah account-account tersebut dengan menggunakan tombol lookup.
4.    Tekan tombol Save.






1.    Buka window Asset Book
(Cards >> Fixed Assets >> Book)



2.    Pada field Asset ID, pilih Asset dengan menggunakan tombol lookup.
3.    Pada field Book ID, pilih book yang Anda ingin lihat dengan menggunakan drop down list.
4.    Pada field Place in Service Date, muncul tanggal secara otomatis mengikuti tanggal Acquisition Date yang ada di window Asset General Information.  Anda dapat mengubahnya dengan langsung mengetikkan tanggal di field tersebut.  Tanggal ini menentukan kapan depresiasi mulai dihitung.
5.    Pada field Depreciation to Date, muncul tanggal secara otomatis mengikuti tanggal Acquisition Date yang ada di window Asset General Information.  Anda dapat mengubahnya dengan langsung mengetikkan tanggal di field tersebut.  Tanggal ini menentukan sisa umur asset.
6.    Pada field Salvage Value, ketik nilai sisa/residu dari asset.
7.    Pada field YTD Depreciation, ketik nilai depresiasi dari awal tahun current fiscal sampai dengan Depreciated To Date.
8.    Pada field LTD Depreciation, ketik nilai depresiasi dari awal asset diperoleh sampai dengan Depreciated To Date.
9.    Untuk field Amortization Code dan Amortization Amt/Pct berlaku bila tipe depreciation method adalah amortization.
10.  Untuk field Initial Allowance Pct berlaku bila tipe depreciation method adalah declining balance.
11.  Pada field lainnya, seperti Special Depr Allowance, Depreciation Method sampai dengan Luxury Electric Auto, akan terisi secara otomatis oleh system berdasarkan default dari Book Class Setup.
12.  Tekan tombol Save.







1.    Buka window Asset Insurance
(Cards >> Fixed Assets >> Insurance)




2.    Pada field Asset ID, pilih asset dengan menggunakan tombol lookup.
3.    Pada field Insurance Class, pilih kode insurance dengan menggunakan tombol lookup.
4.    Pada field Insurance Year, ketik berapa tahun asuransi
5.    Pada field Insurance Value, ketik nilai asuransi.
6.    Pada field Replacement Cost, ketik nilai penggantian untuk asset.
7.    Pada field Reproduction Cost, ketik nilai reproduksi ulang untuk asset.
8.    Pada field Depr. Repro. Cost, ketik nilai reproduction cost dikurangi amount yang berhubungan dengan depresiasi.
9.    Pada field Exclusion Amount, ketik nilai asset yang tidak di-cover oleh asuransi.
10.  Pada field Exclusion Type, ketik kode exclusion untuk asset ini.






1.    Buka window Asset Lease
(Cards >> Fixed Assets >> Lease)




2.    Pada field Asset ID, pilih asset id yang merupakan asset leasing.
3.    Pada field Lease Company ID, pilih lease company dengan menggunakan tombol lookup.
4.    Pada field Type, pilih type lease dengan menggunakan drop down list, terdapat dua type lease yaitu  Capital dan Operating.
5.    Pada field Contract ID, ketik kode untuk tujuan identifikasi untuk asset lease.
6.    Pada field Payment, ketik jumlah pembayaran untuk asset ini tiap periodenya.
7.    Pada field Interest Rate, ketik jumlah interest rate untuk asset.
8.    Pada field End Date, ketik tanggal perjanjian lease berakhir.





1.    Buka window Asset User Data
(Cards >> Fixed Asset >> User Data)




2.   Format dari user data ini sebelumnya harus disetup terlebih dahulu  pada fixed asset company setup. Ketik informasi yang  berkaitan dengan user define field ini.




·         Buka window Payables Transaction Entry (Transaction >> Purchasing >> Transaction Entry)



·         Input payables transaction entry untuk purchase seperti biasa.
·         Buka Distribution window dengan mengklik button distribution, kemudian ganti account purchase menjadi FA clearing account, yang sudah disetting di purchasing posting account.






·         Posting payables transaction entry.



·         Buka window Asset General (Cards >> Fixed Asset >> General)



·         Secara otomatis pada window asset general information akan muncul field Purchase.
·         Pada Field Asset ID, ketik Asset ID.
·         Klik Purchase Button, dan masuk ke Fixed Asset Purchasing Transaction Window, beri tanda centang pada asset yang ingin ditransfer. Beri tanda centang pada M jika asset tersebut merupakan multiple asset.
·         Input semua informasi yang berhubungan dengan asset, klik Go to button.
·         Setelah semua informasi ditampilkan klik save.




·         Buka window FA Purchasing Transaction Purge (Tools >> Utilities >> Fixed Assets >> FA Purchasing Transaction Purge). Window ini berfungsi untuk menghapus informasi yang berada pada module Purchase, ketika informasi asset sudah di transfer ke modul asset. Jika Delete Purchasing Transacton immediately sudah dicentang pada Fixed Asset Company Setup, maka purchasing transaction purge tidak usah dilakukan lagi.



·         Pada option Purge Control Numbers pilih control number yang mau dihapus, kemudian klik OK.


·         Buka window Purchase Order Entry (Transaction >> Purchasing >> Purchase Order Entry).



·         Input Purchase Order seperti biasa.
·         Klik expansion button untuk menuju window Purchasing Item detail entry.



·         Pada field  Inventory Account, ganti account inventory menjadi clearing account.


·         Buka window Receiving Transaction Entry (Transaction >> Purchasing >> Receiving Transaction Entry).



·         Klik Auto-Rcv dan pilih PO yang mau diterima.
·         Pilih ekspansion button untuk membuka Receiving Item Detail Entry, pastikan inventory account yang dipilih adalah clearing account.



·         Posting transaksi tersebut.

·         Buka window Asset General (Cards >> Fixed Asset >> General)



·         Secara otomatis pada window asset general information akan muncul field Purchase.
·         Pada Field Asset ID, ketik Asset ID.
·         Klik Purchase Button, dan masuk ke Fixed Asset Purchasing Transaction Window, beri tanda centang pada asset yang ingin ditransfer. Beri tanda centang pada M jika asset tersebut merupakan multiple asset.
·         Input semua informasi yang berhubungan dengan asset, klik Go to button.
·         Setelah semua informasi ditampilkan klik save.





·         Buka window Purchase Order Entry (Transaction >> Purchasing >> Purchase Order Entry)
·         Input Purchase Order seperti biasa.
·         Klik ekspansion button untuk menuju window Purchasing Item detail entry, ganti account inventory menjadi clearing account. Untuk entry asset melalui purchase order processing tidak perlu dilakukan setting untuk Purchasing Posting Account.
·         Beri tanda centang pada box Capital Item.
·         Save Purchase Order.

·         Buka window Receiving Transaction Entry (Transaction >> Purchasing >> Receiving Transaction Entry)
·         Klik Auto Receive dan pilih PO yang mau direceiving.
·         Pilih ekspansion button untuk membuka Receiving Item Detail Entry, pastikan inventory account yang dipilih adalah clearing account dan box Capital Item sudah tercentang.

·         Buka window Asset General (Cards >> Fixed Asset >> General)
·         Secara otomatis pada window asset general information akan muncul field Purchase
·         Pada Field Asset ID, ketik Asset ID.
·         Klik Purchase Button, dan masuk ke Fixed Asset Purchasing Transaction Window, beri tanda centang pada asset yang ingin ditransfer. Beri tanda centang pada M jika asset tersebut merupakan multiple asset.
·         Input semua informasi yang berhubungan dengan asset, klik Go to button.
·         Setelah semua informasi ditampilkan klik save.








1.     Buka window Depreciate Asset (Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Routines >> Fixed Asset >> Depreciate One Asset)



2.     Pada field Asset ID pilih asset id dengan menggunakan tombol lookup.
3.     Pada field Depreciation Target Date, ketik tanggal depresiasi.
4.     Pada field Select  a Book for this Asset, secara otomatis akan ditampilkan book dari asset, pilih book mana depreisasi akan dihitung.
5.     Klik Depreciate.




1.     Buka window Depreciate Process Information (Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Routines >> Fixed Asset >> Depreciate)



2.     Pada field Account Group ID,  pilih account group jika Anda hanya ingin menyusutkan satu account group saja,  jangan beri tanda centang pada box Depreciate all assets untuk mengaktifkan Account Group ID.
3.     Beri tanda centang pada box Depreciate all assets, jika Anda menginginkan untuk mendepresiasikan seluruh asset Anda.
4.     Pada field Depreciation target date, ketik tanggal asset didepresiasikan.
5.     Pada field Books on file, sorot kode book yang akan didepresiasi dan klik tombol “Insert >>” untuk memilih.
6.     Klik button Depreciate.




Fungsi dari select asset ini adalah untuk mengelompokkan asset.
1.   Buka window Select Asset  (Transaction >> Fixed Asset >> Select Assets)



2.   Buat group asset yang baru atau jika Anda mau membuat  group asset dari asset group yang sudah ada pilih group asset  pada filed current group asset.
3.   Klik button Search untuk menampilkan window Asset group search



4.   Pada field selection dan value, pilih field name dan value.
5.   Pada additional field, masukkan informasi yang diperlukan untuk mencari asset sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan untuk pengelompokkan asset.
6.   Klik Search pada window Select Asset
7.   Ulangi langkah 3 – 6 untuk menambah asset kedalam group.




1.    Buka window Transfer Maintenance (Transaction >> Fixed Assets >> Transfer)



2.    Pada field Asset ID, pilih asset id yang mau di transfer.
3.    Pada field Transfer Date, ketik tanggal transfer asset dilakukan.
4.    Field Transfer Event, secara otomatis akan terisi sesuai dengan jumlah asset yang  akan ditransfer.
5.    Pada field –field didalam window ketikkan informasi yang baru mengenai asset yang mau ditransfer.
6.    Klik transfer dan tunggu sampai proses transfer selesai, Anda bisa mencek pencatatan dari transfer asset
pada transfer inquiry, asset book inquiry, atau financial detail inquiry.








1.    Buka window Transfer Maintenance (Transaction>>Fixed Assets>>Transfer)



2.    Pada field Asset ID, pilih asset id yang mau di transfer.
3.    Pada field Transfer Date, ketik tanggal transfer asset dilakukan.
4.    Field Transfer Event, secara otomatis akan terisi sesuai dengan jumlah asset yang  akan ditransfer.
5.    Masukkan informasi partial asset, Transfer asset dapat dilakukan berdasarkan quantity, cost, dan percent, Anda juga dapat memasukkan informasi baru terhadap asset yang ditransfer.
6.    Klik button Transfer,   dan tunggu sampai proses transfer selesai, setelah itu Anda dapat melihat hasil transfer asset pada Transfer Inquiry, Asset Book Inquiry, atau Financial Detail Inquiry.





1.    Buka window Mass Transfer (Transaction>>Fixed Asset>>Mass Transfer)



2.    Pada field Asset Group ID, pilih asset group yang mau di transfer.
3.    Pada field Transfer Date, ketikkan tanggal transfer asset group dilakukan.
4.    Masukkan informasi baru untuk asset group yang mau ditransfer.
5.    Klik Transfer.







·         Buka window Retirement Maintenance (Transaction >> Fixed Asset >> Retire)



·         Pada field Asset ID pilih Asset ID.
·         Pada field Retirement date, ketik tanggal dilakukan proses retire.
·         Pada field Retirement Type, pilih tipe retirement.
·         Pada field Retirement Code, pilih kode retirement.
·         Pada filed Cash Proceeds masukkan jumlah uang yang diterima dari hasil penjualan asset.
·         Pada field Expense Of Sale masukkan jumlah uang yang dikeluarkan untuk menjual asset.
·         Klik Retire.






·         Buka window Retirement Maintenance (Transaction >> Fixed Asset >> Retire)




·         Pada field Asset ID pilih Asset ID.
·         Pada field Retirement date, ketik tanggal dilakukan proses retire.
·         Pada field Retirement Type, pilih tipe retirement.
·         Pada field Retirement Code, ketik kode retirement.
·         Masukkan informasi mengenai partial retirement. Perhitungan partial retirement dapat dilakukan berdasarkan quantity, cost, dan jumlah persentase.
·         Klik Retire.



·         Buka window Mass Retirement  (Transaction >> Fixed Assets >> Mass Retire)



·         Pada field Asset Group ID, pilih asset group.
·         Pada field Retirement Date, ketik tanggal mass retirement dilakukan.
·         Pada field Retirement type, pilih tipe retirement.
·         Pada field Retiremet Code, ketik atau pilih kode retirement.
·         Pada field Currency ID, pilih currency yang digunakan.
·         Pada field Cash Proceeds, Non Cash Proceeds atau Expense of Sale masukkan jumlah amount untuk tiap field tersebut.
·         Pada field Spread Options, pilih option yang ingin digunakan.
·         Klik Retire







1.   Buka window Depreciation Projection (Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Routines >> Fixed Asset >> Projection)



      Depreciation projection digunakan untuk menghitung besarnya depresiasi tanpa mempengaruhi nilai buku asset, depreciation projection digunakan untuk membantu menghitung budget.

4.    Pada field Account group ID,  pilih account group jika Anda hanya ingin menyusutkan satu account group saja,  jangan beri tanda centang pada box Depreciate all assets untuk mengaktifkan Account Group ID.
5.    Beri tanda centang pada box Depreciate all assets, jika Anda menginginkan untuk mendepresiasikan seluruh asset Anda.
6.    Pada field Depreciation target date, ketik tanggal asset didepresiasikan.
7.    Pada field Books on file, pilih book.
8.    Klik button depreciate.






·         Buka window Asset General Information
·         Pada field Asset ID, pilih Asset ID.
·         Setelah semua informasi dari asset tersebut muncul, ubah informasi dari field masing-masing.


1.    Buka window Fixed Asset Mass Change (Transaction >> Fixed Asset >> Mass Chage)         



2.   Pada field Asset Group ID, pilih asset
3.   Beri tanda centang pada masing-masing field yang ingin dirubah, dan masukkan informasi yang baru.
4.   Pilih button apply change untuk merubah informasi.






1.    Buka window Fixed Asset General Ledger Posting (Microsoft Dynamics GP >> Tools >> Routines >> Fixed Asset >> GL Posting)



2.    Pada field Batch ID otomatis terisi oleh system dan tidak perlu diubah.
3.    Pada field Posting Date, tentukan tanggal GL Fixed Asset sesuai yang Anda inginkan.
4.    Pada field Reference, isi dengan informasi yang diperlukan.
5.    Pada field Select, Anda dapat memilih All (seluruh GL Asset ID dan periode) atau Asset ID/Period ID tertentu. Jika Fiscal Period Setup (Microsoft Dynamics GP >> Tools >>Setup >> Company >> Fiscal Period)  = 12, disarankan untuk Select ini minimal Anda melakukan pilihan berdasarkan Period agar Posting Date dan Period sesuai, seperti contoh diatas Posting Date = 28 Februari 2013 dan Period Fixed Asset From : 2013-002 To : 2013-002.
6.    Klik tombol Process.



7.    Klik tombol Post.





1.    Assset General Inquiry
Inquiry >> Fixed Asset >> General
2.    Asset Book Inquiry
Inquiry >> Fixed Asset >> Book
3.    Book Compare Inquiry
Inquiry >> Fixed Asset >> Book Compare
4.    Financial Detail Inquiry
Inquiry >> Fixed Asset >> Financial Detail
5.    Retirement Inquiry
Inquiry >> Fixed Asset >> Retirement
6.    Transfer Inquiry
Inquiry >> Fixed Asset >> Transfer
7.    Projection Inquiry
Inquiry >> Fixed Asset >> Projections
8.    Fixed Asset Purchasing Transaction Inquiry
Inquiry >> Fixed Asset >> Fixed Asset Purchasing Transaction



1.    Activity Reports
Reports >> Fixed Asset >> Activity
2.    Comparison Reports
Reports >. Fixed Asset >> Comparison
3.    Depreciation Reports
Reports >> Fixed Asset >> Depreciation
4.    Fixed Asset Inventory Reports
Reports >> Fixed Asset >> Inventory
5.    Projections Reports
Reports >> Fixed Asset >> Projections
6.    Transaction Reports
Reports >> Fixed Asset >> Transactions



end of documents



No comments